Consejos prácticos para una reunión efectiva

Tener reuniones eficientes es cada vez más importante, porque cada segundo es vital para la productividad de una empresa. El desplazamiento de un punto a otro o el mero hecho de dejar lo que se está haciendo para realizar una junta quita tiempo y energía, por eso, cuando los temas no están claros o los asistentes están “desconectados,” las reuniones suelen extenderse más de lo que uno espera y muchas veces se termina hablando de temas que no estaba previsto abordar. Las reuniones, cuando no logran su objetivo, se convirten en una gran pérdida de tiempo y recursos.

Si vas a agendar un encuentro de una hora con diez personas a la vez debes recordar lo siguiente: no estás invirtiendo tan sólo sesenta minutos de tu tiempo, sino que en realidad esa reunión vale por diez horas de productividad, una por cada asistente.

Una buena forma de planificar las reuniones es designar a alguien que se encargue de ordenar contenidos a abordar e implementar una metodología de trabajo para estos efectos. Este sistema a su vez debe ser capaz, por un lado, de tocar los temas que conciernen a la empresa, pero también dejar un espacio para que cada trabajador hable libremente y pueda compartir con otros su experiencia no sólo en el ámbito laboral, sino también referirse a aspectos de su vida privada que desee compartir.

Alguien siempre debe estar acargo de citar y chequear quorum para avisar oportunamente si la reunión se cancela o se hace. Tiene que existir una tabla o estructura de reunión, la cual debe contener los temas más importantes y urgentes, también es recomendable que siempre haya café, té, fruta o galletas, esto siempre hace el ambiente más ameno.

Si la reunión es únicamente de rutina, sin un motivo específico que convoque, se realiza generalmente el día lunes. En este caso es bueno que no se extienda más allá de media hora, donde los primeros veinte minutos son para contar qué se hizo durante el fin de semana, luego dos minutos para contar buenas noticias en torno al trabajo y siete minutos de “Stand Up” donde cada integrante puede compartir qué ha logrado la semana anterior y qué planes tiene para la semana vigente, cada intervención, idealmente, debe durar máximo sesenta segundos.

Luego se hace un breve repaso en términos de métricas y números y posteriormente se decide la palabra del día que condicionará el ánimo de trabajo para esa jornada. Este modelo ha sido implementado por varias empresas exitosas que valoran su tiempo y el de sus trabajadores.

Tener reuniones todos los lunes puede ser un sistema que se acomode a la mayoría de las empresas, sin importar su estructura y claramente su duración la determinará cada líder a cargo. Las ventajas que esto tiene es que en una breve actualización se logra conectar a los trabajadores, revisar avances, temas importantes y comunicar todo aquello que atañe al negocio.

El viernes no es un buen día para reunirse, las personas están generalmente ocupadas terminando sus tareas para no dejar pendientes o pensando en qué harán durante el fin de semana. Incluso el último día es reservado por algunas empresas para compartir un brunch o jugar en línea.

Sea cual sea el método que elijas no lo olvides, es mejor no reunirse que tener una mala reunión.

¿Cuántas reuniones tienes aproximadamente a la semana? ¿Son remotas? ¿Presenciales?